Antes de mais nada, Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC) consistia em um documento que informava quais produtos seriam transportados e quais os locais de origem e destino dos mesmos.

Ou seja, a transportadora responsável pelo deslocamento da carga era quem emitia este documento, incluindo informações sobre os produtos, o frete e as partes envolvidas na atividade.

Qual a função do CTRC?

Enquanto registro fiscal obrigatório, o Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas regularizava o percurso e, ao mesmo tempo, servia como Nota Fiscal.

Que informações constavam no CTRC?

– Dados da empresa que fará o transporte;

– Dados do fornecedor dos produtos a serem transportados;

– Definição sobre o responsável pelo pagamento do frete;

– Informações sobre quem receberá os produtos;

– Natureza dos produtos, quantidade, tipo, peso, valor e número da nota fiscal;

– Informações sobre a composição do frete;

– Informações sobre o veículo.

O CTRC para prestação de serviço de transporte intermunicipal, era emitido em 4 vias:

– A primeira via fica com o tomador do serviço de transportes;

– A segunda via acompanha o percurso até o ponto de entrega e também serve como comprovante de recebimento da carga;

– A terceira via fica sempre com o motorista, visando controle junto ao Fisco do Estado;

– A quarta via permanece no bloco de origem do documento, para demonstração ao Fisco.

O CTRC para prestação de serviço de transporte interestadual:

No serviço de transporte ocorrido entre mais de um estado da federação, eram utilizadas as quatro vias acima mencionadas e uma quinta via que seguia o percurso até o controle do Fisco do destinatário.

Substituição da CTRC pela CTe:

Com o objetivo de facilitar a vida do contribuinte e assegurar a arrecadação dos impostos, ocorreu a substituição da CTRC pela CTe.

Benefícios do CTe:

O CTe, versão eletrônica do CTRC, apresenta o principal benefício de padronizar o compartilhamento de informações entre as empresas responsáveis pela atividade de produção, transporte e aquisição dos produtos.

Bem como, não providenciar o CTe online, cuja emissão e armazenamento são totalmente eletrônicos, resulta em falta grave, uma vez que a emissão permite a simplificação, apuração, fiscalização e cobrança por parte dos órgãos tributários, e substitui vários comprovantes fiscais.

Para que serve a CTe?

O CTe serve como documento que assegura, junto ao Fisco, que o serviço de transporte está 100% de acordo com a lei tributária.

Este documento comprova a arrecadação do imposto devido neste tipo de transação e garante que a empresa segue as leis. Sendo assim, apresenta as circunstâncias necessárias para desempenhar serviços adequados.

O CTe consiste em parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), o que significa que existe para facilitar a vida não apenas de empresas que se dedicam ao transporte de cargas, como também de órgãos relacionados à fazenda e aos tributos.

Apesar de essencialmente online, o CTe permite a emissão de um comprovante impresso, é o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE). Que possibilita menor risco de erros e maior proteção contra fraudes.

Todas as partes são beneficiadas com o CTe:

– É um seguro contra fraudes e desvios, pois só uma empresa cadastrada em Secretarias Estaduais da Fazenda podem emitir o CTe;

– Todas as empresas concorrem em situação de igualdade e tem redução de burocracia, uma vez que substitui a necessidade de emissão de conhecimentos de transporte e notas fiscais específicas;

– O consumidor tem seus direitos respeitados.

Diferença entre CTe e NFSe:

Ambos documentos comprovam a legalidade em atividades de transportes, porém apresentam diferenças relevantes. Quer sabe mais? Continue a leitura.

O CTe dá cobertura aos produtos no percurso entre a origem e o destinatário. Sendo utilizado quando o município de origem é diferente do município de destino. Ou no recolhimento do ICMS (Importo Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), quando a carga circula de um município para outro, dentro do mesmo estado.

Já a NFSe garante o recolhimento do ISS (Imposto Sobre Serviços), tributo de deslocamento de carga no interior de um mesmo município.

Quem emite o CTe?

Com exceção de Micro Empresas Individuais (MEI), todas as transportadoras de cargas devem, obrigatoriamente emitir o CTe. Sendo que o cadastro Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda) é obrigatório em todos os estados nos quais a empresa de transportes atue.

A emissão do CTe, passo a passo:

Após a primeira emissão, na qual há necessidade de mais trabalho, tudo fica muito fácil.

1. O primeiro passo é utilizar um serviço de internet para realizar o cadastro na Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda). De qualquer forma é preciso ir à sede da instituição para completar o processo de inscrição;

2. Depois é necessário adquirir o Certificado Digital escolhendo uma Autoridade Certificadora (AC), habilitada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Este certificado garante que o CTe está sendo emitido realmente pela empresa que consta no documento, ou seja, dá autenticidade e validade legal; É preciso comparecer a uma Autoridade de Registro (AR) para comprovar os dados do pedido. Exemplos de ACs: Caixa Econômica Federal, Certisign e Serasa Experian;

3. Então deve-se obter um software para emissão do CTe. O porte da empresa de transportes, número de veículos e de operações mês é determinante na escolha da empresa de software para emissão do CTe.

Existe emissão gratuita de CTe?

É possível emitir o CTe sem custos com o software, entretanto, neste caso, não existe suporte técnico, e falhas neste processo podem resultar em prejuízos para empresa.

Além disso, o preenchimento nesta modalidade é manual, com potencialmente maior probabilidade de erros e inconsistências.

Como a Secretaria de Estado da Fazenda autoriza a emissão do CTe?

O software da transportadora se conecta ao sistema da Sefaz e solicita autorização e emissão do documento. Nesta etapa o Sefaz confere a conformidade, assinatura eletrônica no documento, e avalia se não há duplicidade de CTe.

Dados conferidos, a Sefaz autoriza o CTe atribuindo-lhe validade jurídica e fiscal.

Como fazer a escrituração contábil do CTe?

É preciso manter registro do CTe em formato XML. Em contrapartida, os documentos auxiliares não precisam ser armazenados.

Também é importante estar atento a cada CTe que a transportadora emitir, pois não há como pedir segunda via de um arquivo eletrônico perdido.

Finalmente, ocorre a escrituração no Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Que documento físico acompanha os produtos durante o transporte?

O DACTE é o documento impresso que facilita a fiscalização nas rodovias e demais tipos de escoamento de cargas.

É composto exclusivamente dos dados imprescindíveis à conferência que visa comprovar se o transporte está coberto pelo devido documento fiscal.

Ou seja, consta a chave de acesso para conferência do CTe no sistema Sefaz.

Quem emite o DACTE?

Todas as empresas de transporte de cargas, inclusive MEI.

Sendo que podem ser impressas quantas cópias a empresa considerar necessário.

O mesmo sistema que permite a emissão de CTe também permite a emissão do respectivo DACTE, tudo simples e rápido.

Armazenagem de documentos auxiliares no segmento de transporte de cargas

É obrigatório manter arquivo de todos os documentos fiscais, inclusive o CTe.

Os documentos são passíveis de fiscalização, sendo que a ausência dos mesmos pode gerar multa e apreensão de cargas.

Entretanto, vale verificar o que determina a lei de armazenamento em cada estado. Quanto ao prazo de armazenamento, via de regra é de 5 anos.

Descobrindo o CTe de uma nota fiscal

Existe a possibilidade de verificar o número do CTe através do número da nota fiscal, assim sendo, é recomendável ter um banco de dados com duas tabelas: uma com os dados relacionados ao transporte, outra com as informações sobre os documentos originados.

Dessa forma, uma vez verificados os dados, bastará fazer uma consulta no site da Sefaz para conferir se há um CTe relacionado a uma nota eletrônica.

Como cancelar ou corrigir um CTe

Com objetivo de cancelar ou corrigir um CTe, gere um novo arquivo com extensão XML específico para cancelamento. Geralmente o cancelamento ou correção é automático, demorando em condições normais no máximo 1 hora.

Sendo que, em cada documento, precisa constar o CNPJ da empresa e sua assinatura digital. Importante lembrar que o pedido de cancelamento só tem validade antes de efetivamente iniciar a transporte.

Aceitação do CTe

Todas as unidades da federação devem aceitar o CTe, mesmo que sua legislação não estabeleça regras sobre a emissão dos mesmos.

Uma vez que as regras federais definem que o documento fiscal é reconhecido em toda a atividade de transporte.

Utilizar uma transportadora que mantenha seus registros regulares e organizados é fundamental para evitar transtornos junto às operações logísticas das mercadorias.

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